Dokumenty v digitální podobě 

DMS je systém pro elektronický oběh dokumentů, který podporuje automatizaci. Tento systém umožňuje snazší a rychlejší předávání dokumentů v rámci společnosti, včetně zanechání stopy o pohybu a manipulaci. Snižuje tak náklady na administrativu, výrazně zefektivňuje práci zaměstnanců a v neposlední řadě má také ekologický aspekt.

Už žádné nepřehledné papírování!
Už žádný ztracený dokument!
Už žádná ztracená data!

Případové studie

Prohlédněte si příklady potřeb našich klientů. Třeba sami zjistíte, že stejné potřeby máte i Vy. Pokud ano, rádi Vám s nimi pomůžeme.

Jak vyřešit peněžní tok a zabezpečit data v souvislosti s GDPR?

Společnost, která se zabývá nabízením benefitních systémů pro zaměstnance firem, se potýká s neřízenými nákupy zaměstnanců. Je potřeba, aby ředitel schvaloval nákupy hned na začátku, a ne až v momentě, kdy obdrží přijatou fakturu za realizované nákupy. Zároveň je nutné zabezpečit dokumenty a data v souvislosti s GDPR tak, aby k nim měli přístup jen ti uživatelé, kteří ho mít mají.

Řešení

DataClue navrhlo vyřešit problém modulem pro vytváření a schvalování Objednávek. Díky němu lze zaměstnanci nákup zrevidovat nebo zamítnout hned na začátku, aniž by se muselo následně řešit, zda byl nákup opravdu nutný či oprávněný. Modul Objednávky pomohl také s řízením a plánováním cashflow, a to hlavně s výdaji a platbami. Došlo k lepšímu přehledu o budoucích tocích peněz ve firmě, především z hlediska řízení a plánování výdajů. Reporty totiž ukazují, kdy bude daná objednávka dodána, fakturována a placena. Termíny lze snadno sledovat a ušetřit si tak čas, peníze i nervy při vyřizování upomínek. S modulem Objednávky byl použit rovněž modul Schvalování faktur přijatých. Díky jejich vzájemné provázanosti dochází k automatickému párování objednávek s přijatými fakturami, stačí tak provést pouze kontrolu správnosti dodaného zboží a účetních údajů.

Přínosy DMS pro zákazníka

  • Úspora nákladů
  • Úspora lidské práce – žádné ruční vyhledávání, zakládání, třídění
  • Přístup odkudkoli – z kanceláře, domova i na cestách
  • Snadné a rychlé vyhledání dokumentů
  • Přesný přehled o všech dokumentech i jejich změnách
  • Zjednodušení a lepší organizace práce
  • Jednodušší komunikace
  • Zrychlení, sjednocení a zprůhledněné celého procesu nákupu
  • Snížení administrativy managementu

Jak urychlit schvalovací proces?

Malá „rodinná“ firma s 15 zaměstnanci nemá stanovená jasná pravidla pro schvalování faktur. Celý proces je zdlouhavý, daňové doklady jsou dodávány pozdě ke schválení, k zaúčtování, a dochází tak k prodlevám při splatnosti faktur. Dodavatelé si stěžují, že ještě nedostali zaplaceno, což snižuje důvěru ve společnost a poškozuje to její image. Jednotliví zaměstnanci mají navíc malou míru zastupitelnosti, proces schvalování se proto prodlužuje, když je někdo v pracovní neschopnosti, na dovolené nebo na služební cestě.

Řešení

Bylo nutné celý proces digitalizovat, aby byl transparentní a vysledovatelný. DataClue navrhlo použít modul Schvalování přijatých faktur, díky kterému si firma nastavila pevná pravidla – byl stanoven jeden vstup, kam se všechny přijaté daňové doklady dodávaly. Zaměstnanci mohou doklady fotit i mobilem, vložit je do systému a originál dodat později. Vedoucí pracovníci využívají ke schvalování i aplikaci v telefonu, což vše výrazně zjednodušuje a urychluje. Pokud přece jen dojde ke zpoždění, v systému je zřejmé, kdo daný schvalovací proces blokuje.

Přínosy DMS pro zákazníka

  • Zjednodušení a urychlení celého schvalovacího procesu
  • Přehled a kontrola – je zřejmé, u koho se proces zastavil
  • Možnost dočasného delegování práv z důvodu pracovní neschopnosti či dovolené
  • Nižší chybovost lidského faktoru
  • Včasné placení faktur
  • Finanční úspora
  • Méně dotazů díky možnosti přidávání komentářů a vysvětlení

Jak integrovat stávající pravidla do nové společnosti?

Zákazník řeší, jak integrovat společnost, kterou koupil. Potřebuje do ní co nejrychlejší a nejhladší formou přenést svá zaběhnutá a osvědčená pravidla. Zároveň chce urychlit také vzájemné provázání zaměstnanců mezi sebou. Uvědomuje si, že spojení dvou firem s rozdílnými procesy, politikami, kulturami, pravidly a lidmi vyžaduje zodpovědný a promyšlený přístup.

Řešení

Společnost využívala již nasazené DMS. Systém byl ozkoušený a osvědčený, zaměstnanci ho používali již delší dobu a byli s jeho fungováním spokojeni. Při integraci nové společnosti a následné implementaci stejného DMS tak bylo jejich propojení snazší.

Přínosy DMS pro zákazníka

  • Snazší propojení společností
  • Jednodušší integrace zaměstnanců
  • Jednodušší přenesení nových pravidel
  • Rychlejší implementace osvědčených postupů
  • Lepší přehled nad celým procesem integrace – z pohledu ekonomického i pohledu HR

Podrobná specifikace služby

Dle zakoupené licence jsou Vám k dispozici následující nástroje:  

  • Elektronické schvalování dokumentů
  • Vytěžování dat a automatizace procesů
  • Evidence historie práce s dokumenty
  • Efektivní vyhledávání jednotlivých dokumentů a provázaných dokumentů
  • Propojení s dalšími informačními systémy
  • Bezpečnost dat je dána cloudovým řešení
    u jednoho z největších poskytovatelů – Microsoft Azure
Zaujala Vás služba a chtěli byste vědět ještě více informací?

Nebo nás můžete kontaktovat telefonicky na telefonním čísle (+420) 538 880 990

Mám zájem o službu